FaLang Language Switcher

 

Одобрен

решением Научно-технического

совета Государственной службы интеллектуальной собственности инноваций при Правительстве КР

от 5 декабря 2014 года № 13

 

Утвержден

приказом Государственной

службы интеллектуальной

собственности и инноваций

при Правительстве КР

от 05 декабря 2014 № 180

 ПОРЯДОК

ведения делопроизводства по архивированию

документации Кыргызпатента 

Настоящий Порядок регламентирует последовательность делопроизводства по архивированию документации в Государственной службе интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики (Кыргызпатент) и устанавливает требования, предъявляемые к структурным подразделениям Государственной службы интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики для оптимальной организации их взаимодействия, при сдаче, учете, выдаче и т.п. архивируемой документации (далее Порядок). 

I Общие положения 

1. Перечень сокращений: 

Кыргызпатент - Государственная служба интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики;

Закон - Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";

Типовая инструкция - Типовая инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике утвержденная постановлением Правительства КР от 23 июля 2012 года № 517;

Архив - Архив Кыргызпатента;

ЦГА - Центральный государственный архив Кыргызской Республики Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики;

Правила – Основные правила работы архивов организаций, удобренные решением Научно-методического Совета ЦГА от 18 августа 2009 года, №3;

ЭПМК - Экспертно-проверочная методическая комиссия ЦГА;

ЭК - Постоянно действующая экспертная комиссия Кыргызпатента по экспертизе ценности документов,  отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов. 

II. Передача документов структурных подразделений в архив 

 Фонды архива

2. В состав архива входят:

- фонд нормативных правовых актов;

- фонд административно-финансовых документов;

- фонд документов по объектам интеллектуальной собственности.

Фонд нормативных правовых актов включает:

- межведомственные соглашения;

- межведомственные нормативные правовые акты;

- нормативные правовые акты, зарегистрированные в Министерстве юстиции (Положения, Правила и т.п.);

- нормативные правовые акты Кыргызпатента внутреннего пользования (положения, правила, порядки, инструкции, рекомендации, положения о структурных подразделениях и т.п.);

- нормативные правовые акты в области науки, техники и интеллектуальной собственности, утратившие силу.

Фонд административно-финансовых документов включает:

- переписку Кыргызпатента с различными организациями, ведомствами и т.п.;

- документы по работе с кадрами: приказы, личные дела, личные карточки, трудовые книжки сотрудников и т.п.;

- финансовые документы: ведомости, отчеты, квитанции, накладные и т.п.;

- документы профсоюзного комитета;

- документы коллегиальных органов Кыргызпатента (рабочих групп, НТС, Коллегии, Апелляционного совета и т.п.).

Фонд документов по объектам интеллектуальной собственности включает:

- материалы заявок на изобретения;

- материалы заявок на полезные модели;

- материалы заявок на промышленные образцы;

- материалы заявок на товарные знаки, знаки обслуживания и наименования мест происхождения товаров;

- материалы заявок на фирменные наименования;

- материалы заявок на селекционные достижения;

- материалы заявок на традиционные знания;

- материалы заявления и прилагаемых документов на рационализаторские предложения;

- материалы заявок на объекты авторского права;

- материалы заявок на объекты смежных прав;

- материалы заявок на регистрацию лицензионных договоров на использование объектов интеллектуальной собственности;

- материалы заявок на регистрацию договоров об уступке охранных документов на объекты промышленной собственности.

В зависимости от срока хранения дела фондов (кроме дел по материалам заявок на выдачу охранных документов на объекты интеллектуальной собственности) подразделяются на дела:

- постоянного хранения;

- временного (до 10 лет включительно) хранения;

- временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не ранее чем через три года после завершения их в делопроизводстве кадровой службы. 

 Составление номенклатуры дел 

3. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, используемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Номенклатура дел Кыргызпатента составляется на основе Положения о Государственной службе интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики, Положений о структурных подразделениях, штатного расписания, типовой или ведомственной перечни, номенклатуры и описи дел за прошлые годы.

Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии со штатным расписанием и каждому из них присваиваются условные цифровые обозначения - индексы.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, имеет индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Номенклатура дел составляется архивариусом по Форме А-1 в соответствии с пунктом 62 Типовой инструкции, одобряется ЭК, согласовывается с ЭПМК и утверждается руководителем Кыргызпатента.

Оригинал номенклатуры дел хранится в архиве в качестве учетного документа. Одна копия используется архивариусом в качестве рабочего экземпляра, а другая передается в ЦГА.

Для дальнейшей передачи дел в архив выписки соответствующих разделов номенклатуры раздаются структурным подразделениям Кыргызпатента.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры Кыргызпатента. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем Кыргызпатента и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. 

 Подготовка дел для передачи в архив 

4. Дела, предназначенные для передачи в архив, подлежат формированию и оформлению.

Формирование дел - группировка документов дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело подшиваются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку номенклатуры дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов.

При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (заявок на объекты интеллектуальной собственности), личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Кыргызпатенте.

Каждое  дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более (4 см). Если документ больше, они делятся на тома.

5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приказы по основной (производственной) деятельности и личному составу формируются отдельно, группируются в деле по хронологии.

Документы коллегиальных органов Кыргызпатента (рабочих групп, НТС, Коллегии и т.п.) группируются в одно дело (протоколы и решения, документы к заседаниям, повестка дня, справки, заключения, проекты решений и др.).

Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям систематизируются по номерам протоколов заседаний.

Переписка группируется в делах за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Переписка с правительственными и вышестоящими организациями ведется отдельно и при необходимости группируется по конкретным вопросам.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания группируются отдельно от проектов этих документов и формируются в дела того года, на который или за который они составлены, независимо от дат составления и утверждения.

Документы в личных делах располагаются в по мере их поступления:

- внутренняя опись документов;

- заявление о приеме на работу;

- направление или представление;

- личный листок по учету кадров,

- автобиография;

- документы об образовании;

-характеристика;

-резюме;

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении и др;

-дополнение к личному листку;

- дополнение к личному делу по учету поощрений.

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, изменении фамилии и т.д., в связи с вынесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров, в личное дело не помещаются.

Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

6. В соответствии с пунктом 67 Типовой инструкции в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- нумерацию листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела в соответствии с приложением 10 кп.3.6.17 Правил (Форма-А2);

- составление заверительной надписи дела в соответствии с пунктом 69 Типовой инструкции (Форма-А3);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при котором:

- дела допускается хранить в скоросшивателях;

- не проводится пересистематизация документов в деле;

- листы дела не нумеруются;

- не составляются заверительные надписи.

Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его нумеруются в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом.

При наличии фотографий, чертежей и других иллюстративных документов нумерация осуществляется на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

7. Внутренняя опись составляется для учета документов дела по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (изъятие, включение документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" и при необходимости составляется новая итоговая запись.

8. В соответствии с пунктом 71 Типовой инструкции, дела должны иметь обложку согласно Форме- А4, на которой указывается.

- полное наименование Кыргызпатента:

- наименование структурного подразделения;

- № дела;

-№ тома;

- заголовок дела;

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения;

- архивный шифр.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

Дата на обложке дела должна соответствовать году заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _________ год(ы)".

Дата может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Если делом является журнал, то датой будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела (число, месяц, год), регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. 

 Составление описи дел структурного подразделения 

9. На все дела структурных подразделений с завершенным делопроизводством после их формирования и оформления составляются описи дел структурных подразделений.

 При составлении описи дела структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись структурного подразделения под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- производится систематизация дел в описи структурного подразделения и присвоение номера. Систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел. Номер описи дела структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись. Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения № 03, числящихся по номенклатуре и заведенных в 2011г., будут соответственно иметь номера: 03п-11, 03в-11 и 03 л/с-11;

- графы описи структурного подразделения заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись структурного подразделения подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

- графа "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий.

В конце описи структурного подразделения делается  итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности.

Описи дел постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются составителем и лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭК Кыргызпатента. Все экземпляры описи в обязательном порядке представляются на утверждение ЭПМК в соответствии с абзацем восьмым пункта 77 Типовой инструкции (Форма-А5).

В таком же порядке составляются, оформляются и рассматриваются описи дел по личному составу (Форма-А6).

Описи на дела временного срока хранения (свыше 10 лет) (кроме описей дел по личному составу) составляются в 2 экземплярах. Описи на рассмотрение ЭПМК не направляются (Форма-А7). 

 Передача дел в архив 

10. Передача дел в архив осуществляется только по описям и, в зависимости от вида передаваемой документации, в установленные сроки.

Дела, включающие нормативные правовые акты, административные документы, финансовые документы, передаются в архив по истечении года в течение месяца.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивариусом и согласованному с руководителями структурных подразделений.

Дела, включающие материалы заявок на объекты интеллектуальной собственности, передаются в архив согласно требованиям, установленным в Порядке ведения делопроизводства на выдачу охранного документа на соответствующий объект интеллектуальной собственности (раздел "Хранение материалов заявок"). 

Прием дел в архив 

11. Поступившие в архив дела регистрируются архивариусом в "Журнале поступления и выбытия дел".

При приеме дел архивариус осуществляет проверку:

- правильности оформления дел;

- правильности формирования дел;

- соответствия количества дел, включенных в опись структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Если при проверке дела архивариусом выявляются недостатки, дело возвращается сотруднику структурного подразделения для их устранения.

Прием каждого дела производится архивариусом в присутствии сотрудника структурного подразделения, составившего опись. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела. 

III. Учет и хранение документов в архиве 

12. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности, оперативного поиска и контроля за их наличием.

Учет документов в архиве ведется отдельно по каждому фонду в "Журнале учета поступления дел" и "Журнале учета выбытия дел". Указанные журналы предназначены для учета изменений в составе и объеме фондов и дел архива. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются за тем же порядковым номером. Ежегодно в журналах подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.

Другим учетным документом является опись, обеспечивающая оперативный поиск дел.

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Например: дела с № 15 по № 18 выбыли по акту передачи от 05.04.01 г. № 7. Затем составляется новая итоговая запись к описи. При выбытии дел из описи в графе "Примечание" на уровне строки каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

Учетным документом для поединичного учета дел является номенклатура дел.

Номенклатуре должен присваиваться номер, состоящий из индекса «01» с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел.

Например: 01-13

13. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов в целях установления сроков их хранения и отбора для дальнейшего хранения.

Экспертиза ценности документов в Кыргызпатенте осуществляется ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов для дальнейшего хранения и составляются:

- годовые описи дел;

- акты о выделении дел к уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "после замены новыми", "после истечения срока действия", "при условии завершения ревизии" и т.п.

14. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива является составление годовых описей дел.

Годовые описи дел составляются архивариусом на завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на основе описей структурных подразделений отдельно по каждому фонду.

Годовая опись дел предназначена для раскрытия состава дел и представляет собой архивный справочник, содержащий перечень заголовков дел, сверенных с номенклатурой.

Годовая опись дел включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела по описи;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

- дату дела;

- количество листов в деле.

Перед внесением заголовков дел в годовую опись дел архивариус проверяет:

- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

- правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

- качество подшивки дела;

- правильность нумерации листов дела;

- наличие в деле внутренней описи и правильность ее оформления;

- правильность оформления обложки дела;

- соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел.

В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В годовую опись дел включаются заголовки дел структурных подразделений, сверенные с номенклатурой.

Порядок составления годовой описи дел аналогичен порядку составления описи дел структурных подразделений.

В конце годовой описи дел делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью (в круглых скобках) указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

Годовая опись дел в трех экземплярах, подлежит рассмотрению ЭК и утверждению руководителем Кыргызпатента.

Дела, внесенные в годовые описи дел, шифруются и хранятся в архиве до передачи их на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

15. После утверждения годовых описей дел постоянного хранения Кыргызпатент осуществляет отбор и выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор дел к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению в соответствии с приложением 4 кп.2.4.1. Правил согласно Формы-А8. Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем и ее членами и утверждаются руководителем Кыргызпатента.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2002 г.

Дела, выделенные к уничтожению, фиксируются в "Журнале учета выбытия дел".

16. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива.

Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

В оперативной части архива ежегодно проводится проверка наличия и состояния выданных для использования дел.

Проверка наличия и состояния дел проводится архивариусом или комиссией, специально назначенной приказом руководителя  Кыргызпатента. Указанная проверка осуществляется путем сверки годовой описи с описанием дел на обложках (шифра структурного подразделения, индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в, акте проверки в соответствии с приложением 22 кп.4.7. Правил (Форма-А9).

В ходе проверки в описях дел запрещается делать какие-либо пометки или записи.

Дела, выданные в структурные подразделения Кыргызпатента проверяются на общих основаниях, по "Журналу выдачи дел из архива".

При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- переставлять неправильно расставленные дела на соответствующие места;

- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно расставленные дела других фондов;

- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами. При проверке наличия и состояния материалов заявок проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями, содержащимися во внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.

По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается сотрудниками, проводившими проверку с указанием их должностей.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается сотрудниками, проводившими проверку и утверждается руководителем Кыргызпатента. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и после их утверждения включаются в дело соответствующего фонда. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

17. База данных архива служит для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов и содержит сведения о документах архива.

В базе данных отслеживаются сроки хранения, а также перемещение документов внутри архива.

18. Дела выдаются из архива при наличии служебной записки, подписанной руководителем Кыргызпатента, для:

- использования сотрудниками структурных подразделений;

 - проведения работ по копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности.

При выдаче дело фиксируется в "Журнале выдачи дел из архива".

 Перед выдачей проверяется состояние документов каждого дела и нумерация листов.

Возврат дела фиксируется в "Журнале выдачи дел из архива".

Состояние дела, возвращаемого в архив после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего его.

19. Для передачи дел на государственное хранение необходимо составить законченные описи, которые включают годовые описи дел за пять лет. Разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений.

Каждой законченной описи присваивается обычный порядковый номер.

В соответствии с приложением 26 Типовой инструкции обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (Форма-А10).

На титульном листе законченной описи постоянного хранения указываются:

- название ЦГА;

- полное наименование Кыргызпатента;

- название фонда;

- номер описи;

- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

- крайние даты дел, включенных в опись.

20. Дела передаются в ЦГА по истечении предельных сроков их хранения по описям, установленных ст. 17 Закона. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Форма-А11), составляемым в двух экземплярах.

Перед передачей дел в ЦГА его представитель проводит в архиве проверку физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами архива.

Вместе с делами в ЦГА передается три экземпляра описи, передаваемого в ЦГА после утверждения описи ЭПМК. Передача дел проводится по описям поединично, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в ЦГА. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в Кыргызпатенте.

Приложениея:

Форма -А1

Форма -А2

Форма -А3

Форма -А4

Форма -А5

Форма -А6

Форма -А7

Форма -А8

Форма -А9

Форма -А10

Форма -А11

Гос. органы

  

Статистика

На 1 апреля 2018 года на территории Кыргызской Республики охраняется:

Изобретений, в т.ч. по процедуре Евразийской патентной конвенции

6931

Полезных моделей

39

Промышленных образцов, в т.ч. охраняемых заявок по процедуре Гаагского соглашения

7711

Товарных знаков охраняемых по национальной процедуре

10333

Товарных знаков зарегистрированных по международной процедуре в базе ROMARIN

43903

Контакты

Кыргызпатент
ул. Московская 62,
Бишкек 720021
Кыргызская Республика
Телефон:  +996 (312) 68 08 19
Факс: +996 (312) 68 17 03
Электронная почта: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Телефон доверия: 68 10 14

Режим работы:
понедельник-пятница: 9:00-18:00
обеденный перерыв: 12:30-13:30

Банковские реквизиты

Получатель: Государственная служба интеллектуальной собственности и инноваций при ПКР Кыргызпатент
Банк получателя: Центральное Казначейство Минфина Кыргызской Республики
Депозитный счет: 4402042100005341
БИК: 440001
Код платежа: 14511900

Для работы патентных поверенных с иностранными заявителями

Новый мультивалютный счет №1013350100590106 в USD, EUR, RUB 

Получатель: Государственная служба интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики 

В назначении платежа обязательно указать.

Расчетный счет № 4402042100005341

БИК: 440001

Код платежа: 14511900